Support Services Manager- Lycée Français de Shanghai

Responsable services généraux- Yangpu

« Une Education d’excellence tournée vers le monde »

Le Lycée français de Shanghai est un établissement qui accueille des élèves de toutes nationalités, de la petite section à la Terminale (de 3 à 18 ans). Fier de proposer plusieurs programmes linguistiques enseignés par une équipe pédagogique internationale qui garantit un enseignement d’excellence à nos élèves, le Lycée français de Shanghai est homologué par le Ministère français de l’éducation. Il appartient au réseau AEFE (Agence de l’Enseignement Français à l’Étranger) comprenant 522 écoles dans 139 pays. L’école accueille plus de 1600 élèves sur deux campus : Qingpu et Yangpu.

Dans le contexte de la récente ouverture de son nouveau campus de Yangpu amené à connaître rapidement des phases d’extension, le Lycée Français de Shanghai recherche son/sa Responsable des Services Généraux Yangpu.

Sous la responsabilité de la Directrice de Opérations, le Responsable Services Généraux travaille, pour le campus de Yangpu, en étroite relation avec les équipes pédagogiques et les équipes de direction, son homologue du campus de Qingpu et surtout au quotidien avec son homologue de la DSS avec qui le LFS partage l’Eurocampus de Yangpu. Il définit et met en oeuvre la bonne gestion des Services Généraux du site et de ses prestataires, afin de garantir un niveau optimal de sécurité, de maintenance, de disponibilité des infrastructures et des services déployés sur le campus pour tous les publics (élèves, personnels enseignants et administratifs, visiteurs). Il pilote au quotidien son équipe et mène ses missions en étroite collaboration avec son homologue de la DSS.

DETAILS DES MISSIONS

Services Généraux

 Être le garant sur son site de la qualité des services fournis, du respect des engagements contractuels, ainsi que des normes d’hygiène, de sécurité, et de qualité pour les prestations des sous-traitants et de son service ;

 En collaboration avec la DSS et au quotidien, gérer et interfacer les différents sous-traitants temporaires (pour travaux) ou permanents internes (facility management, restauration scolaire, transport, gardiennage, nettoyage et hygiène, etc.)

 Entretenir, rénover les équipements et structures ;

 Concevoir et mener des audits réguliers des sous-traitants et KPI (Key Performance Indicator) ;

 Anticiper les besoins et attribuer les projets et actions aux différents prestataires internes et externes ;

 Préparer les éléments pour les instances de décision franco-allemandes ;

 Être l’interlocuteur des parents et animer les instances Commissions Transport et Restauration ;

 Être à l’initiative, avec son homologue de Qingpu, de la mise en place de procédures dans un souci d’amélioration continue du service et de structuration ;

Sûreté/sécurité

 Être acteur des procédures d’urgence communes aux Eurocampus (évacuation incendie, confinement, etc.) et consulaires (PPMS) ;

 Participer activement aux démarches gouvernementales, en rapport avec les autorités ;

 Assurer une veille sécurité continue et gérer les urgences (accident, maintenance) en dehors des heures d’ouverture ;

Maintenance /construction

 Mettre en place une démarche de maintenance préventive et curative, en collaboration avec le prestataire ;

 Gérer les grands travaux pendant les fermetures ;

 Gérer les aléas inhérents à l’ouverture d’un site de cette ampleur (aléas de mise en route, garantie, etc.)

 Participer aux futures phases d’aménagement et d’extension du campus

Support à l’événementiel

 Être l’interface de la Direction et des partenaires de l’école pour apporter, grâce à une équipe dédiée, un support logistique et/ou matériel lors des événements et examens ;

Budget

 Etablir et assurer le suivi de ses budgets travaux et de fonctionnement en collaboration avec la Directrice des Operations et le responsable SG de Qingpu.

 Suivre et valider les procédures de paiement des sous-traitants ;

 Suivre et valider achats ;

Management

 Manager au quotidien son équipe pour l’atteinte des objectifs du service : Coordinateur Services Généraux et équipe event, Bus Manager ;

 Evaluer les équipes, fixer des objectifs et proposer des formations éventuelles pour répondre aux besoins du service ;

 Proposer des axes de formation aux équipes des sous-traitants, afin de pallier les problèmes identifiés par les KPI.

PROFILS

Compétences requises impérativement

 Pouvoir travailler en langue anglaise et chinoise, le français sera très apprécié. L’aisance parfaite demandée en anglais à l’écrit et l’oral

 Piloter des sous-traitants, manager une équipe, des partenaires variés

 Gérer un projet (cahier des charges, planning, chiffrages, limites de fourniture, acteurs/missions)

 Gérer des crises, des retours clients

 Communiquer avec clarté, bienveillance et fermeté (à l’oral mais aussi à l’écrit)

 Avoir des capacités d’organisation, aimer structurer, optimiser des fonctionnements, conduire des changements

 Négocier, gérer des contrats

Connaissances requises

 Formation d’ingénieur ou profil technique sur la gestion de bâtiments

 Connaître les activités des Services Généraux, de la construction

 Avoir des connaissances techniques sur les équipements techniques d’un bâtiment

Aptitudes recherchées

 Qualités relationnelles

 Rigueur, sens de l’organisation et gestion multitâches

 Attention aux aspects santé, sécurité

 Disponibilité, réactivité

 Leadership, pilotage de réunions

 Partage d’expérience, esprit ouvert

 Souci d’excellence et d’exigence

Pour postuler : https://recrutement.lyceeshanghai.com/255_offre-emploi-support-services-manager.html